檔案實踐鍛自身,專業對接明未來
新春將至,我即將結束我大學第一個社會實踐。想一想這段時間我的所做所得,真是意義非凡。由于自己所學的專業是檔案學,所以我準備找一份關于檔案整理的實習活動。于是在2023年1月3日,我毛遂自薦地來到響水縣民政局辦公室向他們說明我來這里的目的。這里的工作人員熱情地接待了我,并給我安排給相關的工作人員,由他們帶領我在檔案室學習如何整理檔案。在工作中我不怕臟,不怕累,仔仔細細地對照要求整理每一頁紙,按照要求認真裝訂每一本資料。通過這次的實踐活動,我對檔案整理有了進一步的認識,同時也對檔案學這門科目產生了進一步學習的強烈意愿。
在這次的實踐中,我主要是協助相關工作人員完成文書檔案的整理,以及歸檔一部分文件資料,并在協助工作的同時學習檔案整理、保管等相應知識。原以為,所謂的檔案整理只是對以往的檔案進行簡單的擺放整齊就行,以供他人簡單查詢利用,是一份枯燥無味的工作,而自己從書上所學的也不過就是必要的概念,沒什么實際用處,其實不然。我所認識到的只是檔案整理工作的一部分,在實踐中,整理工作還包括一些封裝工作,而那些封裝工作也不只通過我們所認為的用文件夾收納、用膠水粘合檔案袋等一般接觸到的方式來對檔案進行封裝,更多的是通過使用專門的檔案縫紉機來實現,而通過專門的縫紉機封裝過的檔案冊會變得比用一般文件夾收納的檔案集更加整潔美觀,易于更好地利用。至于用膠水封裝這種常見的措施,多適用于一般性較強且只需短期保存的檔案,因為膠水失效時間相對較短,如若儲存不當,還會上霉,對檔案袋中的文件傷害性極大。
與此同時,書上所學到的理論知識在檔案整理這樣的實踐活動中也應用廣泛,尤其是檔案學概論和文書學這兩門檔案學的專業課程,實用性極強。在檔案學概論中,我了解到當前世界各國共認的檔案整理理論是來源原則。它是一種要求保持同一來源的檔案不可分散、不同來源的檔案不得混淆的整理原則。這一理論在我實踐單位的應用極其普遍,具體體現在將員工檔案以部門為單位收納好,以及把來自同一下級機關的匯報資料按時間順序歸納成冊等。同樣的,文書學在檔案整理中的應用也十分普遍,就比如說將檔案編號、裝盒等。當然,書本上的學到的知識還應與實際要求相匹配,在實踐中要做出相應的修改,不能照搬。
通過這次的實踐活動,我除了有上述對檔案整理和書本知識認識提升的收獲外,還在檔案性質、員工要求、存管需要這三個方面有了一定的感悟。
檔案同樣具有完整性,規范化。檔案的完整主要體現在內容的不遺失,而規范則表示要求處理程序嚴謹正確。雖然聽著容易做到,但事實上,如若國家不大力監管,并制定一系列標準來進行管理,檔案就常常會出現資料混亂的問題,并會對以后的生活造成嚴重影響。以上世紀個人檔案為例,由于大多數人對檔案的重要性認識不強,往往不對檔案資料進行妥善保管,遺失、造假現象頻出,就會導致現在大部分員工無法獲得準確數額的退休金、養老保險等一些需要用相關檔案資料來證明后才能得到的補貼。當然,這些問題主要出現在網絡發展欠佳的時代,檔案多只以紙質狀態存放于個人身邊,易產生問題。而不像現在,檔案常以雙軌制運行,即電子檔案和紙質檔案并行。電子檔案無法隨意篡改,紙質檔案均多收于檔案室、人事中心等規范場所,不易遺失。
做好檔案管理工作要強化學習意識,不斷提升自身素質并做好保密工作。檔案管理雖是實踐性較強的一種工作,要做到從實踐中提升,但也不是自我的隨意整理,要學習他人先進的管理知識,以提高管理效率,并在此基礎上,盡己所能地提出自己的想法,為檔案管理的進一步改善而努力。除此以外,一名檔案管理者,對于管理檔案這種秘密程度較高的隱私,首先要做到的就是保密,這不僅是對法律的遵守,還是對自我道德的承諾。
檔案保管環境應保持整潔、干燥,編號存放要便于查找。要想做好檔案的管存,適宜的環境必不可少。對于紙質檔案的存放,不僅要保障一定的溫度、濕度,還要盡量避免酸性環境的產生,以提高檔案存放的時限。與此同時,要對檔案進行合理的編號,以便能夠進行較快地查找,是檔案管理工作的基礎。
經過這次的實踐活動,我對檔案工作有了進一步的認識,收獲頗多,希望能夠在今后的學習中,更多地接觸相關的知識,豐富自己,開拓眼界。
時間:2023-01-20 作者:王琳 來源:鹽城師范學院 關注: